FAQ sur les factures swisscovery
Vous avez une question concernant une facture, vous vous demandez pourquoi vous recevez une facture de SLSP SA ou vous vous demandez à qui vous pouvez vous adresser ?
Nous avons rassemblé ci-dessous différentes questions et réponses concernant les factures de swisscovery.
Questions sur les factures
Vous trouverez ci-dessous différentes questions et réponses.
Généralités
Vous trouverez ici des questions et réponses concernant des préoccupations fondamentales.
Pourquoi est-ce que je reçois une facture de la part de SLSP?
Au cours des derniers mois, vous avez utilisé des services payants sur www.swisscovery.slsp.ch et/ou vous avez reçu des rappels payants ou d’autres frais de rappel qui vous sont désormais facturés par SLSP. Swiss Library Service Platform (SLSP) est prestataire de services pour les bibliothèques et exploite avec elles la plateforme nationale des bibliothèques swisscovery, qui regroupe actuellement les informations scientifiques de 500 bibliothèques suisses et en facilite l’accès et la recherche. SLSP facture aux utilisateurs et utilisatrices de swisscovery les services payants des bibliothèques au nom et pour le compte de ces dernières.
Quelles prestations de swisscovery sont payantes?
Veuillez consulter la grille tarifaire sur SLSP | Tarification swisscovery. Notez que les bibliothèques affiliées à swisscovery décident individuellement quelles prestations elles refacturent sur swisscovery aux clientes et aux clients des bibliothèques et à quelles conditions.
Puis-je voir dans mon compte swisscovery un aperçu de mes presta-tionspayantes ouvertes ou déjà réglées?
Vous pouvez consulter dans swisscovery les frais associés à votre compte sur Mon compte >Amende + Frais. Sur le côté gauche de la fenêtre, vous pouvez naviguer entre les bibliothèques. Utilisez le filtre pour afficher les frais avec différents statuts.
- Actif: les frais ne sont pas encore facturés et peuvent encore être payés directement à la bibliothèque (si tant est qu’elle propose ce service).
- En facturation: la facture est en cours de création ou a déjà été envoyée. Le paiement est encore attendu.
- Clôturé: les frais ont été payés. / Les frais ont été annulés par la bibliothèque. / La facture n’a pas pu être délivrée. / Après un processus de rappel sans effet, la facture a été clôturée sans que le paiement n’ait été reçu, et la créance a été renvoyée à la bibliothèque pour y être traitée.
- Litige: la bibliothèque vérifie la légitimité des frais.
À quelle fréquence est-ce que je reçois une facture pour les prestations payantes sur swisscovery?
La facturation par SLSP intervient sur une base mensuelle et se rapporte toujours aux prestations payantes auxquelles vous avez eu recours sur swisscovery deux mois auparavant (c.-à-d. que vous recevez en mai la facture pour le mois de mars).
Sur mon compte, il y a des frais qui n’ont pas encore été facturés. Peu-vent-ils être facturés de manière anticipée?
Les frais sont automatiquement transférés de votre compte une fois par mois pour être facturés, dans la mesure où ils datent de plus de 30 jours. Il n’est malheureusement pas possible de procéder à une facturation anticipée.
Pourquoi la facture mentionne-t-elle des prestations fournies par différentes bibliothèques?
SLSP émet une facture groupée pour les prestations payantes des bibliothèques affiliées à swisscovery. La facture mentionne auprès de quelle bibliothèque la prestation correspondante a été obtenue. Il est néanmoins possible que certaines prestations des bibliothèques ne soient pas mentionnées sur la facture parce qu’elles ne font pas partie de swisscovery et/ou qu’elles sont facturées directement par les bibliothèques.
Envoi des factures
Vous trouverez ici des questions et réponses concernant l’envoi des factures.
Pourquoi est-ce que je reçois une facture en anglais?
La facture est établie dans la langue définie comme langue préférée dans votre compte SWITCH edu-ID. Vous pouvez modifier cette langue dans votre compte SWITCH edu-ID.
Puis-je recevoir ma facture par courrier postal?
Les factures sont envoyées exclusivement par e-mail par l’expéditeur noreply@swisscovery.ch. Il n’est pas possible de les envoyer par la poste.
Puis-je enregistrer deux adresses e-mail ou plus pour l’envoi des factures?
Les factures et les rappels de paiement ne peuvent être envoyés qu’à une seule adresse e-mail. Pour des raisons techniques, l’envoi à plusieurs adresses e-mail ou en copie n’est malheureusement pas possible.
Pourquoi ma facture est-elle illisible?
Les factures et les rappels de paiement sont envoyés au format PDF. Pour pouvoir lire ces documents, vous avez besoin du programme Adobe Reader. Veuillez vous assurer que vous utilisez la dernière version d’Adobe.
Pourquoi ai-je reçu un e-mail de facture/de rappel de paiement sans pièce jointe?
Il peut arriver que la pièce jointe de nos e-mails de facture ou de rappel de paiement (en particulier sur certains appareils Apple) ne s’affiche pas correctement si le logiciel de votre appareil n’est pas à jour.
Si vous avez ouvert notre e-mail avec un appareil Apple, nous vous recommandons d’installer la dernière version de votre logiciel. Vous pouvez également essayer d’ouvrir l’e-mail sur un autre appareil ou dans un autre programme de messagerie.
Pour obtenir une copie de la facture, veuillez vous adresser à swisscovery@slsp.ch.
Les e-mails de SLSP atterrissent dans mon dossier spam. Que puis-je faire pour y remédier?
Pour vous assurer que les e-mails de SLSP n’atterrissent pas dans votre dossier spam, nous vous recommandons de définir l’adresse e-mail noreply@swisscovery.ch (utilisée pour les factures et les rappels de paiement) comme étant digne de confiance auprès de votre fournisseur de messagerie. Vous pouvez généralement le faire en ajoutant l’adresse à la liste des expéditeurs de confiance (Whitelist) ou des contacts. Ainsi, vous pourrez à coup sûr recevoir vos futures factures ou rappels de paiement dans votre boîte de réception habituelle.
Paiement
Vous trouverez ici des questions et réponses concernant le paiement.
Comment payer ma facture?
Veuillez utiliser la facture QR reçue par e-mail pour régler les frais. Vous pouvez payer la facture QR à l’aide de votre application de services bancaires mobiles ou par E-Banking. Le code QR (sur la dernière page de la facture) contient toutes les informations requises pour le processus de paiement. En cas de saisie manuelle des données de paiement, veuillez noter que la mention du numéro de référence est impérative. Les paie-ments ne mentionnant pas le numéro de référence ne peuvent être affectés et font l’objet d’un rembourse-ment. Votre facture demeure ainsi impayée.
Comment puis-je payer une facture QR si je ne dispose pas de services bancaires mobiles ou en ligne?
Le code QR pour les services bancaires mobiles ou en ligne est une fonction supplémentaire proposée sur la facture. Cette dernière fonctionne cependant comme un bulletin de versement traditionnel. Elle comporte toutes les informations nécessaires au paiement, telles que le bénéficiaire, le compte, le numéro de réfé-rence, la devise, le montant, etc. La facture peut ainsi être réglée à l’aide des moyens de paiement que vous utilisiez jusqu’à présent. Si vous ne disposez pas de services bancaires mobiles ou en ligne, vous pouvez payer la facture au guichet d’une filiale de La Poste Suisse ou par ordre de paiement déposé dans une enve-loppe à la banque.
Puis-je payer mes frais par carte de crédit, TWINT ou eBill?
Actuellement, il est uniquement possible de régler les frais sur facture. D’autres possibilités de paiement sont actuellement à l’étude.
Puis-je continuer à payer mes frais directement à la bibliothèque?
Veuillez vous renseigner au préalable pour savoir si ce service est encore proposé. Les frais facturés par SLSP ne peuvent plus être réglés sur place et doivent être payés via la facture QR. Les bibliothèques ont uni-quement accès à la plateforme des bibliothèques, mais non au système de facturation central de SLSP.
Comment payer ma facture depuis l’étranger?
SLSP préconise d’effectuer les virements en CHF. Le montant à payer est dû net en CHF. Les frais bancaires imputés aux paiements en provenance de l’étranger sont entièrement à votre charge. Pour que SLSP ou la bibliothèque reçoive la somme totale et qu’elle soit ainsi correctement créditée, il est nécessaire de re-prendre exactement les indications figurant sur la facture.
Afin d’éviter les virements coûteux en provenance de l’étranger, il est aussi possible de régler les factures dans un bureau de poste de l’entreprise publique «Die Post» en Suisse. On peut y régler une facture QR sans aucun problème.
En cas de problèmes de paiement, veuillez vous adresser à swisscovery@slsp.ch.
Est-il possible de payer les frais dus en plusieurs fois?
Si le montant de la facture est élevé, il est possible de convenir d’un paiement en plusieurs fois. Pour toute demande de paiement échelonné, veuillez vous adresser à swisscovery@slsp.ch.
Je ne peux pas respecter le délai de paiement indiqué. Est-il possible de le prolonger?
Pour prolonger le délai de paiement, veuillez vous adresser à swisscovery@slsp.ch.
J’ai trop payé ou payé deux fois. À qui dois-je m’adresser?
En cas de paiements trop importants ou prélevés deux fois à SLSP, veuillez vous adresser à swisscovery@slsp.ch.
Que se passe-t-il si je ne paie pas une facture?
Si SLSP ne reçoit pas de paiement de votre part à l’issue du délai de paiement, vous recevrez un rappel de paiement de la part de SLSP. En cas de non-observation de ce rappel de paiement, vous recevrez une deu-xième et dernière relance au bout de 30 jours. Si aucun paiement n’est effectué, la bibliothèque auprès de laquelle les frais ont été générés se réserve le droit de bloquer momentanément votre accès à swisscovery jusqu’à réception de votre paiement. La bibliothèque concernée vous indiquera comment procéder à ce paiement en retard.
Assistance
Vous trouverez ici les questions et réponses relatives à notre assistance.
À quel numéro de téléphone puis-je joindre SLSP?
SLSP n’a pas de standard téléphonique. Si vous avez des questions concernant les frais ou les emprunts, veuillez vous adresser directement à votre bibliothèque. Si vous avez des questions concernant le paie-ment, veuillez contacter swisscovery@slsp.ch.
À qui m’adresser en cas d’erreur sur la facture?
En cas de questions sur les différents postes de facture, veuillez vous adresser directement à la bibliothèque mentionnée sur la facture pour le poste correspondant. Les réclamations sont reçues par la bibliothèque res-ponsable dans les 30 jours suivant l’envoi de la facture.
Pour modifier l’adresse de facturation, veuillez vous adresser à swisscovery@slsp.ch.
Mes coordonnées sont erronées. Comment les rectifier?
Vous devez rectifier vos données personnelles (adresse postale, adresse e-mail pour l’envoi de la
facture, etc.) directement dans votre compte SWITCH edu-ID. Les bibliothèques ne peuvent pas
traiter vos données personnelles. La facture vous est envoyée par e-mail. L’adresse postale
indiquée y figure. Vous pouvez choisir d’utiliser votre adresse professionnelle ou personnelle comme adresse postale privilégiée (swisscovery – Gestion des cartes de bibliothèque et des paramètres).
Vous pouvez également indiquer une adresse de facturation différente ainsi qu’une adresse e-mail spéciale pour l’envoi des factures. Vous trouverez de l’aide à ce sujet ici.
Si votre compte est un compte institutionnel, nous vous prions de nous communiquer tout changement d’adresse ou toute autre adresse/e-mail de facturation par e-mail à swisscovery@slsp.ch afin que nous puissions procéder aux modifications.
J’ai supprimé ma facture par inadvertance / je n’ai jamais reçu de facture. Comment puis-je recevoir une copie?
Veuillez envoyer un e-mail avec vos coordonnées à swisscovery@slsp.ch pour recevoir une copie de la fac-ture à payer. Assurez-vous au préalable que l’e-mail de facturation provenant de l’expéditeur noreply@swisscovery.com ne se trouve par dans votre dossier Spam.
Veuillez noter que les factures sont créées six à huit semaines après l’application des frais, c’est-à-dire que les frais de mars sont facturés en mai.
Dans quel cas ne puis-je pas recevoir de copie de la facture?
Une copie de la facture ne peut être envoyée que pour les factures déjà réglées ou à payer. Les factures qui n’ont pas été payées après l’expiration du délai de paiement sont clôturées dans le système de gestion fi-nancière de SLSP et la créance est renvoyée à la bibliothèque pour traitement ultérieur. Dans ce cas, c’est la bibliothèque qui est responsable de la facturation ultérieure.
Pourquoi est-ce que je reçois à nouveau une facture/un rappel de paiement pour des frais que j’ai déjà payés?
Il peut arriver que tous les frais concernant un seul et même média ne soient pas facturés sur la même fac-ture. Les frais sont facturés en fonction de la date à laquelle ils sont générés. Les frais vous seront facturés six à huit semaines après leur application. Par exemple, il peut arriver que des frais pour le 1er et le 2e rappel payant d’un média (CHF 5.00 chacun) soient facturés en avril, alors que les frais pour le 3e rappel payant du même média (CHF 10.00) ne sont facturés qu’en mai. Cela peut donner l’impression que vous recevez une facture pour des frais que vous avez déjà payés. Dans le descriptif des frais, veuillez donc tenir compte du rappel dont il s’agit.
Si vous avez déjà réglé les frais à la bibliothèque ou si vous avez des questions ou des réclamations concer-nant les frais, veuillez vous adresser directement à la bibliothèque indiquée pour le poste correspondant sur la facture/le rappel de paiement.
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