Les prestations de base sont tous les services énumérés ci-dessous.
Toutes les bibliothèques clientes de SLSP ont le droit de bénéficier des services de base de SLSP en payant le forfait annuel. Le portefeuille de services actuel de SLSP s’applique. Outre les services de base, SLSP propose également des services optionnels. Ceux-ci peuvent être souscrits par les bibliothèques clientes existantes de SLSP, moyennant paiement.
Le logiciel swisscovery (système de gestion de bibliothèque) est actuellement basé sur les produits Alma et Primo de la société Ex Libris. Il prend en charge toutes les tâches liées à l’exploitation des bibliothèques pour les ressources électroniques, numériques et physiques, que ce soit dans des bibliothèques individuelles ou dans un environnement de consortium.
Le service « SLSP-Support » (ci-après SLSP-Support) est destiné à soutenir le fonctionnement du système de bibliothèque swisscovery et constitue le point de contact central pour les bibliothèques clientes de SLSP.
Le service SLSP-Support comprend la gestion et la mise à disposition d’un système central de tickets de support qui est utilisé par toutes les bibliothèques clientes pour communiquer avec SLSP-Support.
Les bibliothèques clientes sont réparties dans des « zones institutionnelles ». La répartition a été faite dans l’optique d’une fourniture optimale des services de support par le SLSP. Les bibliothèques clientes peuvent, si elles le souhaitent, obtenir des droits de configuration étendus pour leur Zone Institutionnelle, afin d’effectuer elles-mêmes des configurations dans leur Zone Institutionnelle pour toutes les bibliothèques clientes qui y sont regroupées, conformément aux standards convenus dans swisscovery. Une institution de zone avec une bibliothèque cliente disposant d’autorisations de configuration étendues et qui exerce ces autorisations pour toutes les bibliothèques clientes de l’institution de zone est appelée « CI auto-coordonnée ». Une bibliothèque cliente avec des droits de configuration étendus doit s’assurer que le personnel de la bibliothèque a une connaissance suffisante de la configuration du système. De plus, la bibliothèque cliente doit avoir l’accord de toutes les bibliothèques clientes appartenant à cette zone pour effectuer des configurations de manière autonome sans SLSP. En cas de problème signalé par les bibliothèques clientes d’une telle zone institutionnelle, il n’est pas toujours possible de distinguer clairement et sans équivoque les configurations effectuées par la bibliothèque cliente avec des droits de configuration étendus de celles effectuées exclusivement par SLSP, afin d’assurer une assistance rapide. C’est pourquoi, après avoir accordé des droits de configuration étendus, la bibliothèque cliente s’engage à effectuer elle-même une première évaluation du support en cas de messages d’erreur provenant de sa zone d’institution, puis à analyser et à corriger ces messages en fonction des configurations qu’elle a effectuées elle-même. Une fois l’analyse effectuée, s’il s’avère que la bibliothèque cliente ne peut pas traiter le message d’erreur de manière autonome, l’erreur est signalée au support SLSP pour un traitement ultérieur via le canal de support.
SLSP-Support est le point de contact unique entre le fournisseur de système Ex Libris et les bibliothèques clientes de SLSP. Les problèmes qui ne peuvent pas être résolus par SLSP-Support dans le cadre du support régulier (G2) sont transmis par SLSP au fournisseur de système Ex Libris.
Ce support comprend également la saisie des souhaits de développement et la gestion des exigences vis-à-vis d’Ex Libris par SLSP.
Au nom des bibliothèques clientes participantes, SLSP négocie des contrats cadres avec les fournisseurs pour les produits utilisés en commun dans swisscovery (actuellement cartes d’utilisateur·x·trice·s, codes-barres) et peut obtenir de meilleures conditions de prix et de livraison grâce à un approvisionnement coordonné (« consortium d’achat »). L’achat centralisé de produits par SLSP, qui a un impact sur les paramètres techniques et les flux de travail communs, garantit la compatibilité avec l’environnement système du SLSP dans le but d’établir une cohérence et une unicité dans les produits utilisés par les bibliothèques clientes connectées à SLSP.
La SLSP met à disposition une gestion centrale des données des utilisateur·x·trice·s pour le compte de toutes les bibliothèques clientes affiliées. Cela comprend les composants et les tâches suivants :
Les formations proposées au personnel des bibliothèques clientes de SLSP se concentrent sur l’utilisation des fonctionnalités des systèmes de gestion de bibliothèque Alma et Primo et sur les normes de travail utilisées par les participant·e·x·s au sein de la plate-forme, par exemple les règles d’application SLSP de RDA. Les formations sont organisées à intervalles réguliers et selon les besoins. L’offre comprend des modules en ligne pour l’auto-apprentissage (soit produits par le fournisseur du système, soit par SLSP lui-même), ainsi que des cours en présentiel et des ateliers, le cas échéant. La mise en œuvre, le développement et l’organisation de l’offre sont gérés de manière centralisée et suivent les principes du « blended learning ». Les langues des formations sont l’allemand, le français, l’italien ou l’anglais. La documentation de toutes les unités de formation est réalisée sur une plate-forme commune basée sur le web.
Les services de base n’incluent pas les cours de formation complémentaires qui concernent les spécificités locales qui ne peuvent pas être formées de manière centralisée par SLSP. De telles formations sont dispensées de manière autonome par les bibliothèques clientes. Si elles sont disponibles, des personnes externes peuvent également participer à ces formations au prix coûtant. Dans certains cas, SLSP peut examiner les demandes et organiser des cours de formation supplémentaires payants.
Au sein d’Alma, des fonctionnalités et des outils (règles de normalisation, aides contextuelles, copy cataloguing, listes de sélection, modèles de notice, etc.) sont mis à disposition au niveau de la zone d’institution pour la saisie et le traitement des données bibliographiques et des collections. Les données bibliographiques sont synchronisées avec la Network-Zone où elles sont rassemblées dans un catalogue commun.
Pour l’indexation formelle, les catalogueur·x·euse·s ont la possibilité de relier les notices bibliographiques au GND (Community Zone), à IdRef (Community Zone) ou à SBT (Network Zone). Pour l’indexation matière, les cataloguistes ont la possibilité de lier les notices bibliographiques à certains fichiers d’indexation matière (GND, Rero AUT, SBT, MeSH, RVK, IdRef, UDK, etc.).
SLSP met à disposition les fichiers d’autorité SBT et Autorités RERO (Sujets) dans la Network Zone et s’occupe de leur maintenance technique. La gestion du contenu de ces fichiers d’autorité n’est pas incluse dans le service.
Des normes communes de métadonnées (formats d’échange, formats de métadonnées, normes et règles) sont définies pour la SLSP AG sous la forme d’un comité d’experts pour la saisie dans le catalogue commun. Ces normes sont mises en œuvre par SLSP dans swisscovery au niveau du système.
Le service comprend les prestations fournies par SLSP à toutes les bibliothèques clientes pour la mise à disposition et la gestion centralisés des ressources électroniques dans la zone réseau de swisscovery.
Cela comprend la gestion des licences, l’activation / la désactivation des ressources électroniques dans swisscovery et la gestion des métadonnées des ressources électroniques gérées de manière centralisée (Alma ERM).
En option, SLSP soutient les bibliothèques clientes dans la gestion des ressources électroniques dans swisscovery (Alma ERM) au niveau local dans la zone institutionnelle. Il convient toutefois de noter que les coûts des tâches optionnelles sont facturés par SLSP aux bibliothèques clientes conformément à l’annexe 2 du contrat de service.
Une base de statistiques et de rapports standard est automatiquement mise à la disposition de toutes les bibliothèques clientes qui sont membres de SLSP à des intervalles définis via Alma Analytics. Le service comprend la livraison automatique des chiffres de la Statistique des bibliothèques suisses de l’OFS. SLSP AG crée les modèles nécessaires pour les statistiques et les rapports standard.
Avec Rapido, SLSP met à disposition au sein d’Alma une fonctionnalité pour l’envoi électronique de copies, qui comprend les composants suivants :
Le service ne comprend pas de fonctionnalité de création de scans/copies.
Avec le service Bursar, SLSP AG propose une facturation centralisée au moyen de factures QR envoyées par e-mail pour tous les frais créés dans le système de bibliothèque. SLSP établit les factures, les rappels de paiement et au maximum 1 dernier rappel au nom et pour le compte de l’entité juridique qui a déclenché les frais. SLSP agit uniquement en tant que prestataire de services ou représentant (au sens des articles 32 et suivants du CO) vis-à-vis des utilisateur·x·trice·s de la bibliothèque. Le service Bursar n’implique pas le traitement ou le transfert de la créance (y compris l’encaissement juridique) de l’institution qui mandante SLSP.
Le service Bursar ne comprend pas non plus d’autres formes d’envoi (p. ex. par courrier physique, eBill) ou d’autres possibilités de paiement (p. ex. applications de paiement, cartes de crédit). Les ajustements apportés au processus d’encaissement centralisé doivent être approuvés par toutes les bibliothèques clientes participantes et les coûts supplémentaires doivent être supportés par les bibliothèques clientes participantes.
La SLSP AG assure le retour des recettes des droits d’inscription aux bibliothèques clientes concernées. Pour ce faire, SLSP AG utilise un système de gestion financière relié au système de gestion de la bibliothèque par une interface.
Avec swisscovery, SLSP SA propose un service « Discovery » centralisé pour la recherche de contenus et l’accès aux médias référencés à la fois dans swisscovery et dans des ressources externes. swisscovery permet une interface de recherche centralisée et multilingue pour les collections des bibliothèques clientes membres de SLSP.
Une vue locale de swisscovery pour un Institution Zone, une ou plusieurs bibliothèques clientes peut être créée en suivant les directives du Master Template. Cela permet aux bibliothèques clientes de mettre en œuvre les exigences de leur identité visuelle et de leur design dans swisscovery.
swisscovery propose des API pour connecter les systèmes locaux à swisscovery et pour configurer les flux de données entre swisscovery et les systèmes locaux (par exemple, un système financier local externe, des automates locaux de mise à jour automatique, des systèmes locaux d’information sur les salles ou autres). Les bibliothèques clientes sont responsables de l’intégration de leurs systèmes locaux via l’API correspondante. SLSP fournit un support pour le flux de données de swisscovery jusqu’à l’API.
Gestion des clés API au niveau de la CI :
Sur demande, SLSP crée pour les IZ auto-coordonnées (exceptionnellement coordonnées par SLSP) les clés API au niveau IZ qui sont nécessaires pour l’intégration de systèmes périphériques via l’interface API ou pour la modification de données au niveau IZ .
Le Master Service Agreement entre SLSP AG et le fournisseur de systèmes Ex Libris comprend l’utilisation de quatre Sandboxes Premium (1 Network Zone, 3 Institution Zones). Dans ces quatre Premium Sandboxes, des fonctionnalités peuvent être testées dans Alma et Primo. La Premium Sandbox avec la Network Zone est utilisée par SLSP AG pour vérifier, tester et valider des fonctionnalités, des configurations, des mutations de données ou autres au niveau de la Network Zone. Les sandboxes premium contenant chacune les données d’une zone institutionnelle sont utilisées par SLSP AG pour vérifier, tester et valider les fonctionnalités, configurations, mutations de données ou autres en interaction avec les métadonnées et les configurations du niveau Network Zone.
Une sandbox est utilisée pour le programme de formation de la SLSP. La SLSP AG décide quelles données sont chargées dans ces sandboxes et le signale à Ex Libris. Ex Libris charge les données du système de production dans les sandboxes Premium. SLSP AG prend en compte quelles données provenant de quelles zones institutionnelles sont pertinentes pour l’ensemble du réseau et sont les plus appropriées pour vérifier, tester et valider les fonctionnalités au niveau de la CI. Les données de ces sandboxes sont mises à jour par Ex Libris à des dates fixes (en février et en août de chaque année). Les bibliothèques clientes peuvent utiliser une Sandbox Premium pour tester leurs propres fonctionnalités. L’utilisation est réglée plus en détail dans le concept de sandbox.
Pour plus d’informations sur les services optionnels sur l’offre de services de SLSP, cliquez ici.
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